5 astuces pour professionnaliser vos mails

En tant qu’entrepreneur.se, salarié.e, stagiaire ou étudiant.e vous devez régulièrement envoyer des mails. Naturellement, vous devez avoir une tenue professionnelle pour faire bonne impression auprès de votre interlocuteur et de votre audience.

J’ai sélectionné pour vous 5 astuces pour faire de votre communication mailing un exemple stratégique. L’ensemble de ces astuces sont utilisées quotidiennement chez UDESIGNRUN.

Il n’est pas toujours évident d’avoir une image professionnelle. Souvent la plus grande barrière reste le budget. C’est pourquoi aujourd’hui je vous propose des options gratuites et d’autres très peu coûteuses.

Prêt.e à booster votre crédibilité ?

1. Choisir un préfixe d’email

Le préfixe d’email permet à votre interlocuteur de savoir à qui il s’adresse. Il est donc important de choisir judicieusement la suite de caractères que l’on souhaite y mettre.

Le format idéal est donc le suivant : prénom.nom@votremessagerie.com

Bien entendu vous pouvez y ajouter des informations pour personnaliser votre adresse mais gardez à l’esprit que plus votre adresse sera simple et minimaliste, plus il sera facile de la retenir.

Pourquoi uniquement votre nom et prénom ? Car c’est le seul moyen pour la personne de savoir qui lui a redigé un mail sans avoir à l’ouvrir. Vous y gagnerez en confiance et en taux d’ouverture de mail car comme vous le savez, un mail peut vite être ignoré si celui-ci n’attire pas notre attention.

A bannir instantanément du monde professionnel :
- eric@mail.com ( De quel Eric s'agit-il ? )
- choupinettelakour@mail.com ( Pas très professionnel vous en conviendrez… )
- thomas.hoa519746848@mail.com ( Vous n'êtes pas un robot, n'est-ce pas ? )

Cependant, il n’est pas toujours évident d’avoir un préfixe simple sur les fournisseurs de messagerie gratuite surtout lorsque l’on a un nom commun. C’est pourquoi je vous invite à suivre le point suivant.

2. Le nom de domaine

Cette étape bien que facultative n’en reste pas moins efficace.

Un nom de domaine personnalisé donne plus d’importance à votre mail car vous êtes naturellement classé par votre interlocuteur dans une case de confiance. De plus, les messagerie modernes ont moins de chance de vous classer dans la catégorie SPAM.

Vous pourrez en plus de cela jouer avec vos noms de domaine pour créer des adresses mail ludiques et innovantes, agréables à utiliser.
Par exemple :
- hello@lesbonnesbaguettes.fr ( pour contacter votre entreprise )
- aled@luminaires.fr

Vous souhaitez investir dans un nom de domaine et paramétrer une adresse email professionnelle ? Contactez-moi dès maintenant et je vous proposerai un service adapté à votre besoin.

3. La rédaction

Rédiger un bon mail ne s’apprend pas dans un article, mais avec de l’expérience. Retenez simplement que pour faire bonne impression vous devez toujours relire vos mails pour y déceler la moindre petite faute d’orthographe. Essayer toujours d’aller à l’essentiel et de faire comprendre l’objectif de votre mail dès les premières lignes.

L’objectif d’un mail, bien qu’il s’y rapporte n’est pas de raconter une longue histoire comme une lettre, mais de donner un maximum d’informations sur un sujet précis qui pourrait intéresser votre cible tout en étant facilement lisible et surtout rapidement.

De plus, dans le cas où vous utiliseriez le mail pour prospecter, gardez à l’esprit que le mail n’est pas un outil pour vendre, mais il sert à convertir vos lecteurs en clients s’ils passent par une page de vente. Donc, ne passez pas trop de temps à décrire vos prestations, laissez une part d’intérêt pour que le prospect ait envie d’en savoir plus.

4. Le client de messagerie

Il existe des centaines de clients de messagerie. Pour faire votre choix, vous devez consulter les fonctionnalités de chacun d’eux et définir ce qui vous est utile ou non.

Pour vous aider, voici mon top 3 des meilleurs clients de messagerie :

Google GMAIL

La messagerie mail de Google est certainement la plus utilisée au monde, même par les professionnels. Elle permet un certain nombre de fonctionnalités et une prise en main facile. Disponible sur Android, IOS, Mac OS, Linux, Windows, elle est facilement accessible et son service est lié aux autres services de Google comme par exemple la gestion des rendez-vous automatisé, les visioconférences depuis Gmail, etc.

A retenir :

  • interface intuitive
  • gratuit
  • disponible sur tous les appareils
  • lié aux autre services de Google

Mozilla Thunderbird

Tout le monde connais la fondation Mozilla pour son célèbre navigateur web Firefox, mais peu connaissent le projet Thunderbird, qui à l’instar du navigateur web est open source et gratuit. Ce client de messagerie est intéressant par son statut open source car la communauté met à disposition un grand nombre de plugins plus ou moins utiles selon votre profil.

A retenir :

  • beaucoup ( trop ? ) de fonctionnalités
  • gratuit
  • plugins en quantité et de qualité

Microsoft Outlook

Outlook est la solution professionnelle de messagerie payante recommandée pour les PME et les grandes firmes. Son objectif est d’allier fonctionnalités poussées et utilisation intuitive.

A retenir :

  • Facile d’utilisation
  • Payant
  • Intégration avec la suite Office

5. La signature de mail

Bien qu’optionnelle, la signature de mail reste très utile pour votre interlocuteur.

D’une part, il aura de quoi vous contacter sans devoir fouiller dans le mail ou sur le net, et vous ferez directement bonne impression.

Comment rédiger sa signature de mail ?

Une bonne signature de mail doit se rapprocher d’une carte de visite virtuelle. Vous pouvez y ajouter un design en HTML ou en image, mais n’oubliez pas que souvent votre interlocuteur ouvrira ce mail avec son mobile, donc si le mail prend du temps à charger pour une signature de mail, vous perdrez en taux d’ouverture.

Le plus simple et efficace reste d’y apposer ces informations :

  • Nom et Prénom(s)
  • Entreprise et rôle
  • Numéro de téléphone
  • Site web si vous en avez un
  • Logo de votre entreprise
Ceci est ma signature de mail

Je suis persuadé qu’avec l’ensemble de ces astuces, vous pourrez prendre en assurance et en professionnalisme. Si vous souhaitez passer à la prochaine étape et mettre en place ces astuces, contactez-moi dès maintenant. Je me ferai un plaisir de vous accompagner dans votre projet.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *